Як вести діловий щоденник, і навіщо це робити?
На перший погляд здається, що в питанні про те, як вести діловий щоденник, немає ніяких складнощів. Що може бути особливого? Взяв будь-який зошит або блокнот і записуєш необхідну інформацію. Але найчастіше відсутність будь-якої структури призводить до абсолютного хаосу в цих записах. При необхідності знайти потрібну інформацію швидко і без праці в результаті стає неможливо.
Навіщо вести діловий щоденник
Відповідь на це питання обумовлена декількома досить важливими причинами:
- Звільняєте голову від зайвої інформації. Сучасній активній людині доводиться утримувати в голові дуже багато інформації. В результаті чого мозок стає перевантажений. А важливі справи можуть випадково потрапити в розділ забутих. Доручивши зберігання інформації щоденника, ви легко зможете вчасно про неї згадати.
- Отримуєте більше значимості в очах оточуючих. Людина, що з легкістю веде справи за допомогою щоденника, відразу сприймається успішною.
- Встигаєте зробити за день набагато більше, ніж колега без ділового щоденника.
- Навчаєтесь правильно розподіляти свій час на виконання тих чи інших завдань. А значить, що встигаєте більше і швидше рухаєтесь до поставлених цілей.
- Відчуваєте задоволення від того, скільки ви встигли зробити за день. Це хороший стимул і спонукання до нових дій.
- Особистий щоденник доступний завжди, на відміну від інтернету або свіжої пам’яті.
Перш ніж вирішувати, як вести щоденник, спершу треба розібратися з його видами
- Записна книжка
Відомий і досить поширений вид предмета для записів. Листи в ньому розліновані, але не мають датування. Використовується в основному для швидкого фіксування будь-якої інформації в довільному порядку, без наявності структури.
- Щоденники (датовані записники)
По суті це та ж записна книжка. Але є одна вагома відмінність: на аркушах проставлена дата, а значить, записи стають прив’язаними до конкретного дня. Як правило, на початку щоденників є календар, а потім вже розташовані по порядку датовані сторінки. Дуже добре справляються зі своїм завданням — зберіганням інформації, яка стосується певної дати.
Це стандартний предмет для планування часу і справ. Але і серед них зустрічаються незвичайні зразки.
- Тижневики
Нагадують щоденники. Однак відрізняються від них особливої розбивкою сторінок. Вони розділені на стовпці, кожен з яких відображає певний день. А день в свою чергу розділений на відрізки часу. Якщо вам доводиться працювати в умовах багатозадачності, а ваш день розписаний буквально по хвилинах, щоденники такого типу — саме те, що вам потрібно.
- Щоденники-планери
Це новинка серед щоденників, але в даний час вони все більше набирають популярність. Особливість полягає в тому, що такий екземпляр поєднує в собі функції щоденника та планера.
- Органайзери
Цей вид поєднує в собі функції щоденника і записника. Його обов’язкова функція — зберігання контактів в алфавітному порядку. Але з плином часу і розвитком інформаційних технологій органайзери втрачають популярність. Адже сьогодні в звичайному мобільному телефоні можна зберігати набагато більше контактів, при цьому моментально використовувати їх, натиснувши на кнопку виклику.
- Електронний щоденник
Якщо розглядати поняття щоденник з точки зору типографського предмета, то електронний варіант, безумовно, не підходить під цей опис. Але при цьому він цілком виконує ті ж завдання. Електронні щоденники теж бувають різними: за функціями і інтерфейсом.
Формат ділових щоденників
Щоденники можна розділити за розміром листів:
- формат щоденника А4;
- формат щоденника А5.
Кріплення
При виробництві щоденників використовуються різні види кріплення:
- Клейовий спосіб кріплення — це звичний вид кріплення, що найбільш часто зустрічається. Таке кріплення знайоме нам ще по звичайним книгам.
- Кріплення пружиною — з таким видом кріплення теж напевно кожен знайомий. Всі листи, включаючи обкладинку, мають отвори, через які їх переплітає пружина, — металева або пластикова.
- Кріплення з металу. В цьому випадку також скріплюються листи через отвори, але не протягом усього боку виробу, а за допомогою всього декількох штук. Їх легко можна розтиснути і додати або видалити сторінки.
Який тип щоденника вибрати: друкований чи електронний
Тут кожен для себе вибирає сам. Одні звикли вести паперовий щоденник, іншим зручніше саме електронний формат. Розглянемо, в чому переваги кожного з цих варіантів.
Паперовий щоденник відрізняється наступними якостями:
- при його веденні немає необхідності в синхронізації різних додатків;
- для роботи не потрібен інтернет;
- немає необхідності в електриці;
- записи не вимагають певної форми;
- не потрібно побоюватися, що закінчиться заряд батареї;
- відсутність механічних пошкоджень.
Переваги електронного варіанту:
- можна працювати в темний час доби без додаткового освітлення;
- знайти потрібний запис не складе труднощів і не займе багато часу;
- існують шаблони записів;
- не потрібно носити з собою додатковий вантаж у вигляді паперового щоденника;
- не потрібні ручки і олівці для роботи.
Як почати вести щоденник
Давайте розглянемо, як вести щоденник, покроково.
Крок 1. Думаємо над тим, для чого нам потрібен щоденник.
Перш ніж заводити щоденник, визначитеся, для чого він вам потрібен, яку інформацію ви плануєте там зберігати, чи буде він допомагати вам в роботі і т.д. Щоденники бувають різних видів і форматів. Існують екземпляри з незвичайними і корисними розділами, а також абсолютно звичайні з простими розлінованими листами. Бажано вибирати паперовий помічник таким чином, щоб він поєднував в собі всі функції, які вам необхідні. Для цього дайте відповідь на кілька питань, які допоможуть визначитися з вибором:
- Чи є необхідність записувати туди номери телефонів та інші контакти?
- Чи будуть вноситися в щоденник майбутні зустрічі?
- На який термін планується використання щоденника?
- Чи є в планах заміна щоденником іншого засобу планування?
- Який щоденник потрібен — звичайнісінький або з великою кількістю функцій?
- Якого розміру він повинен бути (мініатюрний — щоб зручніше було брати з собою всюди, або великий — щоб фіксувати інформацію, отриману на зустрічах)?
- Чи будете вносити в нього тільки плани на будні дні або на вихідні?
Крок 2. Купуємо записну книжку.
Якщо необхідний простий щоденник, то зробіть вибір на користь примірника без зайвих записів.
Крок 3. Готуємо ручки і олівці.
Щоденник не принесе користі, якщо вчасно під рукою не виявиться ручки для запису. Тому запасіться ручками й олівцями і покладіть їх туди, де найчастіше планується його використання.
Крок 4. Щоденник обов’язково оформляємо під себе.
Щоб він відображав вашу індивідуальність, використовуйте всі бажані методи. Персоніфікація за допомогою тиснення фольгою зробить діловий щоденник вашою особистою річчю.
Крок 5. Датування.
Для опису важливих подій перед ними рекомендується вказувати дату.
Крок 6. Робимо записи на свій розсуд.
Немає необхідності писати в щоденнику щодня. Можна робити це кілька разів на тиждень, фіксуючи події, що відбулися.
Слідуючи цим простим правилам, ви зможете організувати свій день, зробити всі заплановані справи та запланувати майбутні події та зустрічі.