10 правил, як вести діловий щоденник бізнесмену – основи тайм-менеджменту
Правило 1. Уникайте надмірно жорсткого планування
Розписуючи буквально кожну хвилину в діловому щоденнику, ви зробите помилку. Давайте розберемо, чому.
Наприклад, план вашого дня такої:
- 9.00 — 10.00 – планування;
- 10.00 — 11.30 — зустріч з партнерами;
- 11.30 — 13.00 — робота з документами.
А тепер уявіть собі, що перший пункт ваших планів раптом вийшов за рамки відведеного часу на цілих півгодини. А партнери, навпаки, поспішили зустрітися трохи раніше. Таким чином, їм доведеться чекати вас досить тривалий час. А якщо з’явиться термінова позапланова справа? Ви, безумовно, можете жорстко контролювати ситуацію і не виходити за часові рамки, діючи чітко за планом: піти з планерки раніше, партнерам сказати, що не можете зустрітися до призначеного часу і т.д. Але така поведінка явно не піде на користь відносинам з начальником, партнерами, колегами і друзями.
Очевидно, що настільки жорсткі плани не враховують непередбачених обставин, від яких ніхто не застрахований. Тим більше при такому розкладі, коли намагаєшся встигнути все у що б то не стало, велика ймовірність перевтоми, втрати мотивації, депресивного стану.
Наскільки жорстко складено графік, настільки велика ймовірність відхилення від нього. Як результат — розчарування у власних силах, зниження самооцінки, стрес, а в результаті — проблеми зі здоров’ям.
Але при цьому і без конкретного плану легко збитися з робочого ритму. Наприклад, забути про важливу зустріч або дзвінок.
Кращий вихід з такої ситуації — це збалансоване планування. Ідеальний варіант — це поєднання гнучкого і жорсткого графіків.
Правило 2. Виділяйте, виконуйте і викреслюйте
Для більш легкого і швидкого орієнтування в щоденнику, виділяйте справи різними способами. Наприклад, найбільш важливі можна обводити найяскравішим кольором. Якщо запланована справа дуже неприємна для вас, теж виділіть її серед інших. Можете ставити навпроти нього якийсь знак, або писати букву.
Якщо надати записам про важливі або неприємні завдання більш яскравий вигляд, ніж у інших, то увага буде звертатися саме на них, вони стануть помітніше, а це означає, що ви їх точно виконаєте.
Позитивні моменти виконання певних справ, особливо якщо вони представляють для нас якусь трудність, викликають у нас почуття задоволення і радості. При цьому чим більше енергії і сил ми витратили на виконання цієї справи, тим більше задоволення згодом отримуємо. Хочете продовжити цю радість? Або зробити її ще більшою? Тоді з задоволенням викреслюйте виконані завдання в своєму щоденнику.
Роблячи це, ви ще більше сконцентруєте свою увагу на виконанні і завершення своїх планів, відповідно, отримаєте ще більше задоволення. А якщо неприємну або складну справу розбити на кілька невеликих етапів і по ходу виконання викреслювати їх, то задоволення посилиться в кілька разів.
Правило 3. Діліть завдання на жорсткі і гнучкі
Поділ справ за ступенем важливості і терміновості — це один з прийомів, що дозволяють зробити тайм-менеджмент успішним. Для цього потрібно розділити сторінку на 2 колонки:
- Жорсткі завдання — справи, заплановані строго по часу. Наприклад, «зустріч з клієнтом о 14.00», «дзвінок партнеру о 10.00», «тренування о 18.00».
- Гнучкі завдання. Такі завдання не прив’язані до часу, їх можна виконувати вільно або взагалі відкласти. Наприклад, «навести порядок на робочому столі», «написати відповіді на листи», «підготувати документи» і т.д.
Ще як варіант розподілу по жорсткості: не ділити лист на дві колонки, а просто писати всі справи поспіль, тільки навпроти жорстких задач позначати час. Можна виділяти їх яскравим кольором. Але поділ все ж необхідний. Інакше є ризик, що жорсткі справи загубляться в гнучкому графіку, і ви просто про них забудете. Наприклад, ви домовилися зустрітися з партнером в 14.00, але крім цієї зустрічі у вас заплановано ще десяток справ без певного часу. Цілком ймовірно, що ви забудете про зустріч, виконуючи потік справ. Вона загубиться візуально серед інших завдань.
Найчастіше жорсткі завдання є більш важливими, ніж з гнучкого графіка. Якщо забути виконати їх, то можливі серйозні наслідки. Наприклад, партнер не захоче більше з вами співпрацювати, адже забувши про зустріч, ви покажете себе як несерйозна людина. А от якщо не виконати гнучкі завдання, то, швидше за все, нічого особливого не станеться. Вони можуть почекати, коли у вас з’явиться час для їх виконання.
Тому все ж краще розділяти сторінку на дві колонки. Завдяки цьому прийому жорсткі завдання будуть відокремлені від гнучких. Їх буде добре видно в загальному плануванні. В основному, сторінки всередині ділового щоденника виглядають стандартно: вони просто розлініяні. Тому, якщо ви хочете грамотно організовувати свою роботу, для більш чіткого планування відразу внесіть зміни в свій діловий щоденник — розділіть на дві колонки. В першу будете заносити жорсткий графік, справи, які прив’язані до часу, а в другу — гнучкий, тобто ті завдання, які не потребують виконання в певний час. Це проста дія — поділ листа на дві частини — принесе дивовижний результат, а саме підвищить вашу особисту ефективність.
Правило 4. Використовуйте позначення пріоритетів
Людина, яка добре знає, що таке тайм-менеджмент і як вести щоденник, обов’язково розставляє пріоритети. Ви допустите помилку, якщо будете виконувати завдання за датою надходження, а не за важливістю. Не має значення, коли справа з’явилася в ваших планах. Не слід приступати до неї, поки не будуть виконані більш важливі. У зв’язку з цим в колонці з гнучким графіком розставляйте пріоритети. Тоді вам вдасться правильно будувати свій робочий процес, не починати з дріб’язку, а першочергову увагу приділяти значущим справах, які мають велику важливість у вашому подальшому майбутньому.
Після того, як ви внесли в колонку гнучкого графіка всі завдання, придумайте позначення пріоритетності і відзначте їх відповідним чином.
Символом «важливо» відзначте справи, які мають велике значення, і їх невиконання загрожує великими неприємностями. Наприклад, оплата податків.
До справ «не дуже важливо» можна віднести такі завдання, упустивши які, ви ризикуєте отримати невеликі неприємності. Наприклад, ремонт будь-якої побутової техніки. Якщо його не виконати, то, можливо, доведеться прати вручну (якщо це пральна машина), обійтися без ранкової кави (якщо це кавоварка) або мати труднощі з прибиранням квартири (коли зламався пилосос). По суті з цим можна жити, не відбудеться нічого надприродного, але це буде досить незручно. Або якщо забули провести обговорення проекту з колегами, то він виявиться недопрацьований, але це можна буде виправити пізніше.
Символом «можна відкласти» відзначайте такі завдання, які начебто і виконати бажано, але при цьому не відбудеться нічого, якщо цього не зробити. Це можуть бути справи подібного характеру: «купити новий плед для дивана», «розібрати на робочому столі папери» і т.д. Якщо їх не виконати, нічого страшного не буде.
Розставивши відповідні символи, наприклад, літери алфавіту «А», «Б», «В», відразу побачите, які справи є першочерговими, а які можна відкласти. Тут, напевно, зрозуміло, що не варто приступати до справ «Б», поки не виконані завдання «А», а до справ «В», поки не викреслено все зі списку «Б», відповідно. Цей простий метод ведення щоденника і планування власних справ зробить вас більш організованим. Ви точно будете набагато більше встигати.
Правило 5. Використовуйте нагадування
Немає впевненості в тому, що ви не забудете про будь-яку справу, якщо внесете її в щоденник. Тому для більшої ефективності можна використовувати нагадування в телефоні. Заведіть будильник на певний час, вкажіть в назві завдання, яке необхідно виконати. Будильник продзвенить в потрібний час і нагадувань про важливі події, дзвінку і т.д. Завдяки таким нагадуванням ви не випустите з уваги значущих справ.
Правило 6. Починайте виконувати справи з самої неприємної
Досвідчені люди рекомендують починати виконання завдань з самої неприємної справи з ділового щоденника. Запитайте, чому? Відповідь проста: на початку робочого дня енергії у нас набагато більше, ніж в кінці. Але ж ті справи, які нам робити не дуже хочеться, неприємні, і вимагають найбільше сил на їх виконання. Тому початок роботи — найкращий час для цього. Так що майте на увазі, що робочий день слід починати з таких справ.
Пам’ятайте про це правило щодня і кожен робочий день починайте з виконання неприємної справи. Але тільки не забувайте важливу умова: це слід робити, тільки якщо ви впевнені в тому, що встигнете виконати всі більш значущі завдання, ніж ця. Якщо ж в цьому впевненості немає, то виконання краще відкласти на потім. Адже вона часом не так вже й важлива.
Якщо дотримуватися цього правила, то ви швидко підтягнете всі існуючі хвости, неприємні тривалі справи. Тоді і робочий настрій буде більш бойовим, а настрій — хорошим. Чим більше будете встигати, тим краще будете себе відчувати.
Правило 7. Не пишіть зайвого
Нерідко зустрічаються ситуації, коли людина пише в своєму діловому щоденнику все. Наприклад, кулінарні рецепти, побажання клієнтів, замітки про проекти, рецепти народної медицини та інше. На сторінці не залишається вільного місця, записи переходять на наступні сторінки, призначені для інших днів, які ще не настали. Таким чином, місце для планування майбутніх днів закінчується. Таке безладне ведення щоденника тільки заважає роботі.
Безумовно, це краще ніж нічого. Але для того, щоб підвищити свою ефективність, слід дотримуватися важливого правила: не можна фіксувати будь-які записи на сторінках майбутніх днів, поки план на них не складений і не записаний. В іншому випадку ці хаотичні замітки виявляться на самому видному місці, а важлива інформація загубиться. Також буде складно нормально розставити пріоритети. Щоб такого не траплялося, якщо вам потрібно записати будь-яку інформацію, просто робіть це в іншому місці.
Якщо загальна кількість планів і довідкової інформації не займає на сторінках вашого щоденника більше 50%, то цього правила можна не дотримуватися. Якщо вам так зручно, то пишіть будь-яку інформацію. Тоді на вашій продуктивності праці це особливо не позначиться.
Однак, якщо ж все навпаки, і ваші сумбурні записи переповнюють діловий щоденник, тоді краще плани на день і іншу інформацію розділяти з різних блокнотах. Тоді вам вдасться підвищити трудові показники, не випустити з уваги важливу інформацію і будувати свій день згідно з планом.
Правило 8. Встановлюйте короткострокові і довгострокові цілі
Досягнення будь-яких цілей неможливе, якщо їх не ставити перед собою. Це досить важливе вміння в житті кожної людини. Не слід їм нехтувати. Тому ставте цілі завжди, тоді ви створите стимул для самого себе, щоб слідувати до їх досягнення. Але ставити їх один раз часом буває недостатньо. Наша пам’ять має властивість забувати інформацію, яка рідко з’являється в свідомості. Щоб такого не відбувалося, бажано повторювати час від часу постановку цілей. Тоді ви підтримаєте своє бажання їх досягти і прискорите сам процес.
Правило 9. Не планувати більше 50% свого часу
Про це вже згадувалося вище. Якщо день буде розпланований важливими справами в жорсткому графіку, то найменший зсув по часу одного з них неминуче зіб’є всі наступні плани. Між жорсткими завданнями бажано залишати як мінімум 50% від загальної кількості вільного часу.
Розпланувавши свій день по хвилинах, ви ризикуєте нічого не встигнути, вибитися з графіка. Неминучий наслідок цього — стрес, поганий настрій і самопочуття. Відчуття того, що ви не встигаєте на важливу зустріч через тривалу нараду, здатне абсолютно вибити вас з колії. Тоді, швидше за все, інша частина робочого дня теж виявиться невдалою. У вас зовсім не залишиться часу на відпочинок.
Коли все йде за планом, після виконання справ з лівої колонки, тобто жорсткого графіка, залишається вільний час. То це якраз найкращий момент, щоб приступити до завдань з правої колонки, тобто гнучкого графіка. Вони теж важливі, просто немає прив’язки до часу. Таким чергуванням справ з жорсткого і гнучкого графіків вам вдасться працювати ефективно, все встигати і досягати своїх цілей.
Правило 10. Залишайте чисті аркуші
Як правило, щоденник має обмеження у вільному місці для записів. Буває таке, що інформацію записати необхідно, а місця для неї на сторінці вже не залишилося. Безумовно, є можливість продовжити писати на інших аркушах, які призначені для планування наступного дня. Але тоді його може не вистачити для важливих завдань. Щоб уникнути такої ситуації, завжди майте під рукою додаткові чисті аркуші. Можна прикріпити їх за допомогою скріпки в кінці вашого щоденника або купити блокнот для додаткових записів.
Коли цей день вимагає ще якихось записів, а місця вже зовсім не залишилося, просто візьміть блокнот і пишіть в ньому. Таким чином, не важко буде внести потрібні записи, навіть якщо місце закінчилося.
Володіючи цими правилами, ви точно знаєте, як ефективно вести діловий щоденник бізнесмену.